För dig som chef

Med anledning av spridningen av sjukdomen covid-19 finns det några saker du som chef behöver veta.
Informationen på webbsidan uppdateras löpande eftersom situationen är föränderlig och myndigheternas rekommendationer snabbt kan ändras.

Innehållsförteckning

För alla chefer

För chef inom vård, omsorg och stöd

Rutiner för arbetet kopplat till Covid-19

Checklista och rutiner för dig som är chef inom Stöd och service eller Vård och omsorg:

Chef och ansvarig sjuksköterska bör tillsammans gå igenom gällande vårdhygieniska rutin på Vårdhygiens sida, under rubriken "Rutiner inom kommunal vård och omsorg".

Telefonteam Covid

Kan hjälpa till med att

  • Meddela anhöriga om att smitta finns på boendet eller hemtjänstområdet,
  • Meddela anhöriga om att individ på boende eller hemtjänst ska provtas i samband med smittspårning.
  • Meddela negativa provsvar
  • Kalla personal till screening provtagning.

Telefonteamet finns tillgängliga vardagar 8-17 och kontaktas via kundtjänst, märkt ditt mail med "Soc-gruppen".

Eller via telefon på 0910-73 50 00 och välj sedan 1.

Observera att beställare är ansvarig för journalföring av ärendet.

För alla chefer

Nedan information gäller alla chefer.

Riskbedömning arbetsmiljö Covid-19

I samband med Covid-19 behöver varje chef lokalt undersöka arbetsförhållandena och identifiera riskkällor (göra en riskbedömning och handlingsplan). Detta regleras av Arbetsmiljöverket och är en viktig del i att förebygga ohälsa och sjukdom bland medarbetare.

Efter genomförd riskbedömning, fortsätter chef att dagligen stämma av arbetsmiljön genom runda på enheterna (där det är praktiskt möjligt) och annars via telefon med skyddsombud alternativt annan medarbetare i tjänst.

Här nedan finns mallar för riskbedömning och handlingsplan, en tom och en med stödfrågor. Till stöd finns även ett dokument med exempel på åtgärder samt frågor för daglig avstämning.

Kontakta din HR-specialist eller Kommunhälsan för stöd vid riskbedömningar.

Mall riskbedömning Covid-19 tom

Mall riskbedömning Covid-19 med stödfrågor

Exempel på åtgärder vid riskbedömning

Frågor vid daglig avstämning

SKR:s uppdaterade råd för riskbedömning
26 juni gick Sveriges kommuner och regioner ut med uppdaterade råd för riskbedömning vid covid-19. Ta del av dessa här.

Riskbedömning för minderårigas arbetsmiljö
Chef ska alltid göra en riskbedömning inför att minderårig (under 18 år) anställs eller gör praktik.

Mall riskbedömning minderårig inkl. Covid-19 med stödfrågor

Exempel på åtgärder riskbedömning minderårig

Delegation i personalfrågor

Om den som har delegation är frånvarande, kan beslut fattas av dennes vikarie. Finns ingen vikarie på plats kan överordnad chef ta beslut i delegats ställe.

Hur informera om smitta på arbetsplatsen

Smittspridningen ökar i samhället. För att stävja spridningen måste vi vara försiktiga och följa de rekommendationer som finns. Därför förtydligas här hur vi agerar om vi får covid-smitta på våra arbetsplatser.

  • Region Västerbottens smittskyddsenhet ansvarar för smittspårning. Det vanligaste är att den konstaterat smittade själv kontaktar den eller de personer de varit i kontakt med. När det gäller grupper av smittade så kontaktar Region Västerbotten även chefer och ledare via brev.
  • Medarbetare med bekräftad covid-19-smitta ska informera sin närmaste chef.
  • Namn på smittade medarbetare ska inte spridas med hänsyn till den enskilde och med respekt för patientsekretessen.
  • Chefer ansvarar för det smittförebyggande arbetet på arbetsplatsen genom implementering av åtgärder som är beslutade.

Om det finns oro om Coronavirus i personalgruppen är det viktigt att du som chef pratar med dina medarbetare om detta. Kommunhälsan erbjuder samtalsstöd för oroliga medarbetare. Ta kontakt med kommunhälsan via mail eller telefon 0910-73 52 00.

Följande gäller vid chefs avstängning av medarbetare för att förhindra smittspridning (SKR)

Har medarbetaren fått förhållningsregler av läkare eller av Vårdhygien att inte arbeta, vara i karantän och inte kan arbeta hemifrån, ska medarbetaren ansöka om smittbärarpenning hos Försäkringskassan.

Men i vissa fall kan chef behöva stänga av medarbetare för att förhindra spridning av smitta (enligt AB § 10 mom. 4), ta då stöd av HR-specialist. Länk till mall för avstängning pga. smitta.

Ett snabbt beslut om avstängning ligger i både arbetsgivarens och medarbetarens intresse. Vid avstängning för att förhindra smittspridning behåller medarbetaren lön och andra förmåner enligt kollektivavtalet.

Chef kan besluta om sådan åtgärd även om beslut av smittskyddsläkare inte föreligger eller kan förväntas enligt smittskyddslagen eller annan lagstiftning.

Under avstängningen är medarbetaren fortfarande i tjänst och står till arbetsgivarens förfogande. Medarbetaren ska om möjligt utföra arbete på distans. Arbetsgivaren kan med kort varsel avbryta en avstängning och om så sker ska medarbetaren återgå i arbete.

Om arbetstagaren blir sjuk under avstängningen ska avstängningen avbrytas och frånvaron hanteras som sjukledighet.

Om beslut enligt smittskyddslagen fattas är arbetstagaren istället berättigad till smittbärarpenning från Försäkringskassan. Beviljas medarbetaren smittbärarpenning utgår inte avlöningsförmåner från arbetsgivaren. Avstängningen bryts och frånvaron hanteras som sjukledighet. 

Ha kontakt med din medarbetare under avstängningen.

Notera att det inte krävs överläggning med berört fackförbund innan avstängning på grund av smitta Covid-19 sker, se förhandlingsprotokoll 2020-09-10. 

Facklig organisation ska informeras inom 5 dagar att chefs har fattat beslut att stänga av en medarbetare, enligt överenskommelsen. Den fackliga organisationen kan, om de ser skäl till det, begära överläggning inom sju dagar.

Ersättning vid sjukdom

Från den 15 december 2020 kan du vara sjukskriven 21 dagar utan läkarintyg, måste du vara sjukskriven längre än 21 dagar måste du skicka in läkarintyg till Försäkringskassan och till arbetsgivaren.
Kom ihåg att rapportera fortsatt sjukskrivning till arbetsgivaren via självservice och enligt gällande rutin vid sjukskrivning.

Enligt Folkhälsomyndigheten rekommenderas medarbetare att stanna hemma två extra dagar i slutet av sjukledigheten.

Beslutet om slopat karensavdrag innebär att medarbetaren får ett avdrag på lönen och kan i efterhand söka ersättning för den första dagen i sjukperioden från staten. Ansökan görs retroaktivt till Försäkringskassan. I ansökan ska Skellefteå kommuns organisationsnummer anges, 212000-2643.

Coronaviruset – det här gäller, Försäkringskassan

Arbetsgivaren betalar vidare utfyllnad till en arbetstagare vars fasta kontanta lön överstiger taket för sjukpenninggrundande inkomst enligt socialförsäkringsbalken (31 533 kr/mån).

Medarbetare som via läkare fått ett läkarintyg som uppfyller kriterierna för riskgrupp ska skicka in detta till intyg@skelleftea.se
Lönecenter kommer att registrera arbetstagaren som tjänstledig under perioden.

Ersättningen betalas ut med ett schablonbelopp på som mest 804 kronor före skatt per dag för högst 180 dagar under perioden 1 juli – 31 december (obs: förlängd period!). Ansökan om ersättning kan göras på Försäkringskassans hemsida via e-tjänst på ”Mina sidor”.

Smittad eller kan vara smittad av covid-19, smittbärarpenning

Om du får förhållningsregler av läkare, eller av Vårdhygien att inte arbeta på grund av att du är smittad, kan vara smittad, ska vara i karantän för att minska spridningen av Covid-19. Kan du ha rätt till smittbärarpenning från Försäkringskassan.
Har du inte möjlighet att utföra ditt arbete hemifrån kan du ansöka om smittbärarpenning från FK.
Läs mer om Smittbärarpenning på Försäkringskassans webb

Det är viktigt att du tar ansvar och följer de förhållningsregler som läkare eller Vårdhygien ger dig. Testar dig enligt anvisningar och håller tät kontakt med din chef.

Arbetsgivaren det vill säga chef kan även i vissa fall stänga av medarbetare för att förhindra spridning av smitta dvs Covid-19.

Bor du i samma hushåll som någon med konstaterad covid-19, och om du fått förhållningsregler av läkare, eller av Vårdhygien att hålla dig i hemmet under en begränsad tid, kan du ansöka hos Försäkringskassan om smittbärarpenning.

Se även Folkhälsomyndigheten

Se även SKR:s Frågor och svar om ersättningar, sjukledighet och annan ledighet

Medarbetare som tillhör riskgrupp eller har närstående som tillhör riskgrupp

Riksdagen har fattat beslut om villkor och ersättningar för personer som tillhör riskgrupp. Beslutet innebär också att medarbetare som måste avstå från arbete för att undvika att smitta en närstående som ingår i en riskgrupp för covid-19 kan ha rätt till ersättning.

Medarbetare som via läkare fått ett läkarintyg som uppfyller kriterierna för riskgrupp ska skicka in detta till intyg@skelleftea.se
Lönecenter kommer att registrera arbetstagaren som tjänstledig under perioden.

Ersättningen betalas ut med ett schablonbelopp på som mest 804 kronor före skatt per dag för högst 180 dagar under perioden 1 juli – 31 december (obs: förlängd period!). Ansökan om ersättning kan göras  på Försäkringskassans hemsida via e-tjänst på ”Mina sidor”.

Föräldrar kan få tillfällig föräldrapenning om de behöver avstå från arbete för att de har barn som nyligen (under 2020) har varit allvarligt sjuka och som behöver skyddas så de inte insjuknar i covid-19.

Läs mer på Försäkringskassans hemsida.

Stöd till chef vid omflyttning av medarbetare i Skellefteå kommun

Samtalsstöd

Utgångspunkten är att medarbetarens tillfälliga placering sker med bibehållen lön.

  1. Ha gärna samtal med dina medarbetare om att de kan behövas för att förstärka, arbeta i de mest samhällsviktiga verksamheterna. Utgångspunkten är att alla kan behöva bidra med något, men att det kan ske på olika sätt.
  2. Medarbetaren får fråga om att arbeta i annan verksamhet/annat arbetsställe. Tackar medarbetaren ja, flyttas medarbetaren tillfälligt. Vi har en rutin med de fackliga organisationerna att vi gör en sammanställning över medarbetare som tackat ja varje vecka.
  3. Om medarbetare har särskilda skäl för att inte acceptera den tillfälliga placeringen, innebär det att arbetsgivaren kan beordra enligt AB §6?
    Giltiga skäl att neka kan vara att man inte kan ordna förskola (arbetsgivaren gör allt för att ordna förskola/omsorg utifrån behov), inte har körkort eller att man har hälsoproblem som gör att man inte kan klara jobbet. Uppmana medarbetare att kontakta sin fackliga organisation.
  4. Vid tillfällig förflyttning av medarbetare inom förvaltningen. HR-chef gör en sammanställning och skickar den till övergripande berörda fackliga representanter på förvaltningen samt till förhandlingsenheten på SLK som i sin tur delger KÖS.

Vid tillfällig förflyttningen mellan förvaltningar görs sammanställningen av förhandlingsenheten på SLK i samband med KÖS veckovis.

När det gäller arbetsmiljökonsekvenser och riskbedömning bör en förenklad modell användas om sådan bedömning behövs. Detta då det är bedömningar beroende på personernas individuella förutsättningar.

Rutin för att säkerställa lön och ersättningar:
Underlag för placering skickas till Lönecenter.

Anställningsvillkor, heltidsmått, sysselsättningsgrad

Heltidsanställda medarbetare som tillfälligt flyttas till Socialkontoret under den pågående pandemin, anställs på heltidsmåttet 37 timmar/vecka (vanligt heltidsmått inom Socialkontorets verksamheter). För att kunna täcka upp i ordinarie verksamhet och gå in på vakanta schemarader utifrån behov.
Arbetsgivaren kan då förlägga arbetstiden måndag till söndag såväl vardag som helgdag. Undantag görs för de som kommer att arbeta dagtid utan kvällstjänstgörning, dessa ska ligga kvar på sitt ordinarie heltidsmått.
Sysselsättningsgrad sätts enligt överenskommelse med berörd medarbetare.

Medarbetare som inte vill vikariera för annan

Chef kontaktar HR-funktionen på förvaltningen och informerar om att det finns medarbetare som inte vill vikariera men behövs i annan verksamhet.
Giltiga skäl att neka kan vara att man inte kan ordna barnomsorg (arbetsgivaren gör allt för att ordna barnomsorg), inte har körkort eller att man har hälsoproblem som gör att man inte kan klara jobbet.

Arbetsgång:

  • HR på förvaltningen noterar ärendet/ärendena på en lista och mejlar den till förhandlarnas funktionsbrevlåda: forhandlarna@skelleftea.se
  • Förhandlare kommunicerar listan på medarbetare med KÖS-facken.
  • Finns giltig orsak, se ovan att neka, försök då att hitta en lösning för den medarbetaren.
  • När det gäller arbetsmiljökonsekvenser och riskbedömning bör en förenklad modell användas om sådan bedömning behövs. Detta då det är bedömningar beroende på personernas individuella förutsättningar.

Hantering av medarbetare som vägrar utföra arbete

Vägrar medarbetare att utföra arbete som den har tilldelats, till exempel andra uppgifter som chef har tilldelat medarbetaren.
Arbetsgång:

  • Chef har ett tydliggörande samtal med berörd medarbetare, att arbetsuppgifterna ligger inom arbetsskyldigheten och vägrar medarbetaren att utföra arbetet kan det leda till arbetsrättsliga konsekvenser.
  • Chef dokumenterar i Adato (tillsvidare).
  • Fortsatt vägran – chef påbörjar en internutredning och kontaktar HR-specialist för stöd.

För stöd kontakta HR-funktionen på förvaltningen.

Möjligheten till distansarbete

Uppdaterad 2020-12-22. Enligt Folkhälsomyndighetens restriktioner ska medarbetare som kan jobba på distans också göra det. Distansarbete är en av de åtgärder som kommunen ska överväga för att minska smittspridning av covid-19.

Efter att ha gjort en noggrann riskanalys tar ansvarig chef beslut om distansarbete kan genomföras i den egna arbetsgruppen.

Beslut om distansarbete syftar till att minska risken för smittspridning eller att säkra nyckelkompetenser. Distansarbetet sker under en begränsad period och förutsätter att medarbetaren i sitt nuvarande arbete har arbetsuppgifter som kan utföras på distans och har den utrustning som behövs för detta, eller har möjlighet att låna hem sin utrustning (se rutin för distansarbete).

Rutin för distansarbete

Goda råd för ett sunt distansarbete

Tänk på säkerheten när du jobbar hemifrån

Möjligheten till tjänsteresor

Uppdatering 2020-11-06. Tjänsteresor som inte är verksamhetskritiska ska inte genomföras.Den som anser sig ha behov att göra ett undantag från detta ska ta upp det med sin närmaste chef. Detta beslut från stabsledningen gäller tillsvidare. Med anledning av omständigheterna bör inga nya tjänsteresor bokas.

Digital medverkan, dvs. deltagande via Teams, Skype eller motsvarande ska alltid vara förstahandsalternativet.

Eget ansvar

Den som trots ovanstående åker på en verksamhetskritisk tjänsteresa ansvarar själv för att vidta försiktighetsåtgärder och att resa på ett sådant sätt som minimerar de sociala kontakterna. Den anställda kan låta bli att åka på tjänsteresa om denna är orolig för smitta.

Med anledning av Folkhälsomyndighetens allmänna råd är bil att föredra framför kollektiva färdmedel och medarbetare bör undvika allmänna färdmedel där det inte går att boka en plats. Om en medarbetare i samband med en tjänsteresa måste nyttja kollektiva färdmedel förordar kommunledningen, med anledning av rådande läge, att köpa ombokningsbara biljetter då man ska avstå resa/arbete vid symtom som kan tyda på covid-19. 

Tillfälliga omfördelningar av arbetsuppgifter

Arbetsgivaren d.v.s. chef kan inom ramen för arbetstagarens arbetsskyldighet (allmänna bestämmelser AB) och med stöd av sin arbetsledningsrätt omfördela arbetsuppgifter som behövs för att täcka oförutsedd och tillfällig personalfrånvaro på grund av sjukdom. Framför allt under en kortare period i samband med ett ansträngt läge, då detta inte innebär att anställningen förändras i grunden.

I dessa fall är det oftast nödvändigt att fatta besluten snabbt, om verksamheten ska kunna upprätthållas. Vid kortvariga, tillfälliga omfördelningar av arbetsuppgifter, behöver arbetsgivaren inte MBL-förhandla

Läs mer på SKRs hemsida

Arbetstid, mertid, övertid och vila

Arbetsgivaren kan beordra den personal som är frisk och närvarande på arbetsplatsen att arbeta mertid och övertid för att i viss mån täcka upp för den personal som är frånvarande på grund av sjukdom. Detta i enlighet med reglerna i allmänna bestämmelser AB.

Vid händelser som arbetsgivaren inte har kunnat förutse, t.ex. händelse som medför risk för avbrott eller skada på liv, hälsa eller egendom, får nödfallsövertid/mertid tas ut för arbete i den utsträckning som förhållandena kräver.

En pandemi är en omständighet som kan medföra att nödfallsövertid blir aktuellt. En pandemi kan komma att betraktas som ett särskilt förhållande som medför att tillfällig avvikelse kan göras från dygns- och veckoviloreglerna i arbetstidslagen.

Stöd vid det systematiska arbetsmiljöarbetet

Att det är viktigt med systematiskt arbetsmiljöarbete i arbetslivet blir extra tydligt just nu. Chef och skyddsombud gör konsekvensanalys och riskbedömning, och vid behov kan kommunhälsan finnas med för råd och stöd.

Ta kontakt med kommunhälsan via mail eller telefon 0910-73 52 00

I den här situationen kan riskbedömningen bland annat handla om: 
• Vilka arbetsuppgifter som kan innebära risk för smitta
• Riskgruppers risk att smittas
• Oro hos medarbetare och i arbetsgrupper
• Hög sjukfrånvaro hos personalen
• Arbetsbelastning med för mycket eller för lite att göra
• Nya arbetsuppgifter
• Hantera oro och affekt hos kunder eller tredje part

Reflektionskort Coronapandemin

Kommunhälsan har tagit fram reflektionskort som chefer och medar-betare kan använda, på exempelvis arbetsplatsträffar, för att på gruppnivå reflektera runt hur coronapandemin har påverkat oss. Du som chef ges då också möjlighet att fånga upp om medarbetare har behov av individuella/grupp stödinsatser.

Här hittar du samtalskorten

Frågor

Frågor och svar för chefer

Ställ en fråga om Covid-19

Mer information finns på SKR:s webbplats

Ansvarig nämnd: Kommunstyrelsen
Informationen granskades: 2020-12-22